www.mistra.org

Kommunikation och användardialog

Kommunikation är en viktig del i programmet för att hjälpa till att bygga broar mellan forskning och samhälle och för att programmets resultat ska komma till praktisk användning. Kommunikationen är en integrerad del av programmets verksamhet och ska hela tiden utformas med programmets mål för ögonen.

Det är viktigt att ha både en fungerande intern och extern kommunikation. För att lyckas med den externa kommunikationen är det viktigt att ha en väl fungerande intern kommunikation och att programmets vision och övergripande mål är väl förankrade i hela organisationen.

Forskningskommunikation är kommunikation av både forskningsprocess och forskningsresultat från start till avslutning, samt dialog med användargrupperna. För att nå framgång med kommunikationen krävs ett stort eget engagemang där en person har utpekat ansvar för frågorna som utför rätt sak vid rätt tillfälle. Kommunikationen möter samhällsfrågor som berör människor just nu och/eller som är aktuella i media. Den kan därmed kopplas till ett större sammanhang. Det är även viktigt att kommunikationen är baserad på en ordentlig målgruppsanalys.

Det är viktigt att ha användarnyttan i fokus i all kommunikation.

Att utveckla användardialogen


Redan under planeringen av ert program inleds dialogen mellan forskarna och användarna. Dialogen behöver sedan utvecklas och hållas levande under hela programmets gång för att programmet ska förbli levande och programmets resultat ska kunna komma till användning. Hur programmets användardialog ska utvecklas styrs av vilken eller vilka typer av användare av forskningsresultaten som programmet riktar in sig på. Tänk utifrån detta i flera led framåt; dialogen behöver anpassas till olika stadier i programmets utveckling.
  • Är ert mål kommersiell utveckling och ni har era användare i näringslivet? Då behöver ni redan från början fundera över vilka krav det ställer. Hur ska den tänkta varan eller tjänsten komma ut på marknaden när den väl är utvecklad och vilka aktörer måste medverka redan under programmets arbete för att detta ska kunna ske? Vilka avtal krävs och vilka rättigheter behöver ses över? Läs mer om kommersialisering i avsnittet "Mot kommersialisering"
  • Är ert mål att ta fram vetenskapligt underlag för internationella förhandlingar eller annat internationellt eller nationellt beslutsfattande? Då behöver ni fundera över hur den politiska dagordningen och tidtabellen ser ut. När, var och hur kan ert vetenskapliga underlag bidra till processen? Vilka aktörer måste medverka i programmets arbete för att detta ska kunna ske?
  • Är ert mål att bidra med vetenskapligt underlag för en hållbar förvaltning av naturresurser? Då behöver ni fundera över vilka aktörer ni vill nå fram till och hur ni ska göra för att nå fram till dem. Finns det en mindre grupp nyckelpersoner, till exempel beslutfattare, som ni behöver nå? Behöver ni nå en större grupp användare och i så fall genom vilka kanaler? Behöver ni nå en hel rad olika användargrupper och hur kan det i så fall organiseras? Vilka personer behöver medverka i programmets arbete för att det ska kunna lyckas?
  • Siktar ni på någon annan grupp användare? Fundera på samma sätt igenom vem som ni behöver nå fram till och hur det kan ske. Hur och när kan ni bidra till deras arbete för en hållbar utveckling? Vilka personer behöver ni involvera i programmets arbete för att lyckas?

I användardialogen är ledorden delaktighet och medverkan. Dialogen behöver vara just en dialog - en tvåvägskommunikation. Forskare och användare utvecklar tillsammans frågor och lösningar för att nå programmets mål.

Programkommunikatören


Programmets kommunikation involverar alla i programmet. Kommunikation är allt ni inom programmet gör och allt ni säger. Alla inom programmet kommunicerar. Arbetet behöver emellertid ledas aktivt i programmen av en programkommunikatör. Kommunikatören har en central roll i programmet. Ofta krävs en professionell kommunikatör för uppgifterna. Ibland har programchefen även rollen som kommunikatör. Kompetensen hos personen bestäms av uppgifternas inriktning. Vissa program behöver en brett riktad kommunikation, medan andra program kan arbeta mer fokuserat mot en avgränsad målgrupp. Inriktningen bestäms av programmets mål. Mistra arrangerar årliga möten för alla kommunikatörer i Mistra-programmen för att stimulera erfarenhetsutbyte.

Verktyg för kommunikation och dialog


Programmet kan använda sig av en hel rad olika verktyg för sin kommunikation och användardialog. Vissa verktyg ska alla Mistra-program använda sig av. Alla verktyg ska alltid anpassas utifrån programmets mål.

Mistras krav på programmets kommunikation:

  • Kommunikationsstrategi och kommunikationsplan ska ingå i programplanen. Se även avsnittet om programplan
  • Årsrapport avsedd att nå en bredare användargrupp
  • Extern hemsida

En person som är kommunikationsansvarig

Stöd från Mistra:

  • Riktlinjer för kommunikationsstrategi
  • Riktlinjer för årsrapport
  • Riktlinjer för webbplats
  • Tillgång till publiceringssystem för webbplats samt enklare utbildning i detta system
  • Årlig kommunikatörsträff för erfarenhetsutbyte

RIKTLINJER FÖR KOMMUNIKATIONSSTRATEGI
För att programmen ska arbeta medvetet med kommunikation har Mistra som krav att en kommunikationsstrategi inklusive en kommunikationsplan ska ingå i programplanen. Syftet med kommunikationsstrategin är att den ska stödja och stärka forskningsprogrammets övergripande vision och mål. Kommunikationsplanen ska revideras årligen. Nedan finns ett förslag på upplägg.
 
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI
Kommunikationsstrategin anger programmets viljeriktning och ambition med kommunikationen. Strategin ska ange hur kommunikationen ska hjälpa programmet att nå visionen och de övergripande målen samt hur budskapet kan kommuniceras på bästa sätt till de definierade användar- och målgrupperna. Att ta fram en strategi innebär till stor del kunskapsinhämtning, att beakta vilka hinder det finns för en aktiv kommunikation och hur dessa hinder kan övervinnas. Det är också mycket viktigt att ha bra kännedom om användar- och målgrupperna och deras förväntade inställning till budskapet.

KOMMUNIKATIONSMÅL
Definiera kommunikationsmål (vad vill vi att mottagarna ska tycka, göra, känna, veta) som ska stötta programmets övergripande mål. Målen kan vara både kvalitativa och kvantitativa. Det ska i planen anges när målen ska vara uppfyllda samt vem som är ansvarig för uppfyllandet.

ANVÄNDAR- OCH MÅLGRUPPER
För att nå fram med budskapet är det viktigt att göra en målgruppsanalys, det vill säga att identifiera och definiera vilka som är primära mottagare/användare av kommunikationen. Vilket behov av kommunikation och information från programmet grupperna har och på vilket sätt de bäst nås samt vilken information och kommunikation programmet behöver från dem.
 
AKTIVITETSPLAN
Planen ska i detalj med angivande av användargrupp/målgrupp, huvudbudskap, kanal, resursbehov, ansvarig och tidpunkt beskriva de aktiviteter som väljs för att kommunicera programmet och nå de uppsatta kommunikationsmålen. Tidpunkten för aktiviteterna bör anges för att enklare synkronisera det övergripande arbetet.

Riktlinjer för årsrapport


Årsrapporten ska ge lättillgänglig information till användare samt andra intressenter inom till exempel näringsliv, myndigheter och kommuner. Texten ska vara anpassad för den tänkta målgruppen och lyfta fram användarnyttan av forskningen. Årsrapporten ska fungera som marknadsföring av programmet och används även av Mistra för att marknadsföra programmet. Tänk på att årsrapporten är till för programmets egen skull; inte för Mistras. Årsrapporten skrivs på svenska och/eller engelska beroende på målgrupp. Rapporten lämnas i 25 tryckta exemplar samt digitalt till Mistra senast 1 mars året efter det verksamhetsår rapporten redovisar. Programmet ansvarar för spridning av årsrapporten.

FORM OCH INNEHÅLL
Det ska framgå att det är ett program finansierat av Mistra. Mistras logotyp samt kort beskrivande text om Mistra fås av Mistras kansli.

FÖRSLAG PÅ INNEHÅLL I ÅRSRAPPORTEN

DEL 1

  • Programchefen talar om vad som har präglat arbetet under året
  • Programstyrelseordförande talar om vad som har präglat arbetet under året utifrån ett användarperspektiv
  • Vad är programmet till för?
  • Intervju med tänkta användare av resultatet
  • En visionär temaartikel
  • Resultat från projekten med tyngdpunkt på resultat
  • Resultat från syntesarbete och slutsatser, jämförelse med internationella forskningsfronten samt möjliga tillämpningar för att lösa miljöproblem.
  • Erfarenheter och slutsatser av kontakter med tänkbara användare.
  • I mån av resultat - ett eller flera praktiska exempel på användbarheten.

DEL 2

  • Programmets organisation, ledning, medarbetare, styrelse, referensgrupper och översiktlig budget
  • Utbildningsinsatser, nya doktorander, gästforskare och så vidare.
  • Resultatförmedling nationellt och internationellt. Redovisa publikationer, artiklar, föredrag, konferenser , samverkan med näringsliv, organisationer och myndigheter, deltagande i EU-program, uppmärksamhet i media osv

Riktlinjer för webbplats


Webbplatsen finns för att sprida information om programmet bland användare såväl som bland forskare. Mistra-programmens webbplatser ska skapas med hjälp av de mallar och verktyg som tillhandahålls av Mistra. Den person som utses som huvudansvarig för hemsidan kommer att få utbildning i publiceringsverktyget.

För program som startats innan 2005 och som inte använder sig av mallen ska det framgå att det är ett Mistra-finansierat program. Mistras logotyp samt kort beskrivande text om Mistra fås av Mistras kansli. Texter och struktur ska vara anpassad efter de tänkta målgrupperna. Ett förslag är att ha olika sidor för olika målgru p p e r. Det är viktigt att sidan känns aktuell och hålls uppdaterad.

Webbplatsen kan även användas för internkommunikation inom programmet. En webbplats är även en utmärkt kontaktyta mot media. Den kan därför med fördel fyllas med pressmeddelanden, pressbilder och annat material som media kan använda.
 
WEBBPLATSEN SKA INNEHÅLLA

  • Kort kärnfull beskrivning av programmet och användarvärdet
  • Kort beskrivning av problematiken
  • Kort beskrivning av hur programmet ska bidra till att lösa dessa
  • Kort beskrivning vilka de tänkta användarna är
  • Kort övergripande beskrivning av delprojekten
  • Kontaktperson/er

Mötesplatser


Möten är viktiga, såväl mellan forskare som mellan forskare och användare. Tänk igenom vilka former som passar bäst för programmets medlemmar och användare. Några vanliga former i Mistra-programmen är referensgrupper, användarträffar, konferenser och personliga möten. Många gånger krävs att man möts öga mot öga. Tänk även på att använda programstyrelsens erfarenheter och kontaktnät i ert arbete för att hitta rätt former. Passa också på att använda sådana mötesplatser som redan finns tillgängliga inom området.

Några framgångsfaktorer för möten mellan forskare och användare:

  • Processdesign - gäller inte enbart själva mötet utan från start till slut. Det börjar redan med inbjudan till mötet. Var befinner sig aktörerna innan mötet och var vill vi att de ska befinna sig efter mötet?
  • Processledning och kommunikativ kompetens - det är inte säkert att experterna har processledningskompetens.
  • Institutionellt stöd - ekonomiska resurser och engagemang från ledning och hela organisationen.
  • Fungerande mötesplatser med fokus på lärande.
  • Mötesdisciplin.

Frågor och svar


Varför kommunikation och hur tänker man?
Se brevet där FjällMistras kommunikatör ger sin syn på kommunikation i guiden (pdf).

Vi är inne i slutfasen av vårt program. Kan Mistra förvalta programmets hemsida när programmet har avslutats?
Ja. För program startade från och med 2005 ligger webbplatsen inom Mistras webbstruktur. Program startade innan 2005 kan också föra över sin webbplats till Mistras webbstruktur. Reservera resurser för detta.

Varför ska programmet ha en årsrapport?
Årsrapporten ska ge lättillgänglig information till användare samt andra intressenter inom till exempel näringsliv, myndigheter och kommuner. Texten ska vara anpassad för den tänkta målgruppen och lyfta fram användarnyttan av forskningen. Årsrapporten ska fungera som marknadsföring av programmet och används även av Mistra för att föra ut information om programmet.

Varför ska programmet ha en webbplats?
Webbplatsen finns för att sprida information om programmet bland användare såväl som bland forskare. Hemsidan kan även användas för internkommunikation inom programmet.