www.mistra.org

Mistra-programmens organisation

Ett Mistra-program är en stor och komplex organisation där många människor ska arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. För att ett program ska lyckas nå resultat krävs att programmet har en god ledning och en god organisation. Det är också viktigt att programmet har både ett aktivt forskarperspektiv och ett aktivt användarperspektiv. För att garantera detta har alla Mistra-program en särskild organisation.

Programvärden


Alla Mistra-program har en programvärd. Programvärden ger programmet en hemvist i en existerande organisation. All forskning ska ha anknytning till en eller flera högskolor, men programvärden behöver inte vara en högskola. Det kan även vara ett institut, ett företag eller någon annan organisation. Mistra är själv aldrig värd för Mistra-programmen. Mistra är istället en renodlad forskningsinvesterare med en mycket liten egen organisation.

Programvärden har ansvar för:

  • Att programmet genomförs
  • Förvaltningen av anvisade medel
  • Ekonomisk och juridisk administration, i samarbete med övriga involverade forskningsgenomförande organ

Omedelbart efter att Mistras styrelse beslutat att Mistra ska investera i ett program upprättas ett avtal mellan Mistra och programvärden, ett så kallat programavtal. I programavtalet regleras förhållandet mellan Mistra och programvärden och villkoren för programmets ekonomi och genomförande. Ni kan läsa mer om programavtalet i kapitlet om avtal nedan.

Programstyrelsen


Programvärden utser i samråd med, och efter godkännande av, Mistra en programstyrelse. Programstyrelsen har på uppdrag av programvärden det övergripande ansvaret för programmets inriktning, kvalitet och ekonomi. Programstyrelsen ska utgöra ett stöd för programchefen i programmets arbete.

Programstyrelsen har normalt tre till sex ledamöter. Programstyrelsen består i majoritet av företrädare för tänkta användare av forskningsresultaten. Ordföranden ska ha en fristående ställning i förhållande till programmet. Personer verksamma inom programmet får inte ingå i programstyrelsen.

Syftet med programstyrelsens sammansättning med företrädare för tänkta användare av forskningsresultaten är att säkerställa ett aktivt användarperspektiv under hela programmets liv. Företrädarna för de tänkta användarna kan också bidra med sina respektive kontaktnät ut i en vidare krets av användare. I programstyrelsen är Mistras programansvariga eller annan representant adjungerad. Det betyder att Mistras representant har närvarande- och yttranderätt men inte rösträtt. Syftet är att stödja programstyrelsen i dess arbete för att säkerställa att programmets mål nås. Syftet är också att stimulera erfarenhetsutbyte mellan programmen och Mistra.

Mistras VD träffar programstyrelsens ordförande tillsammans med programchefen vid årliga möten om programplanen. Mistra ordnar också årliga möten för programstyrelser och programchefer i alla Mistra-program för att stimulera erfarenhetsutbytet mellan Mistra-programmen.

Programstyrelsen har ansvar för:

  • Att fastställa strategier och budget för programmet inom ramarna för programavtalet
  • Att lämna årliga programplaner till Mistra i samarbete med programvärden (se avsnitt om programplaner nedan)
  • Att lämna årliga årsrapporter från programmet (se avsnitt om kommunikation nedan)
  • Att fatta beslut som är av strategisk betydelse för programmet och/eller som är av betydelse för programmets budget
  • Att följa upp den forskning som utförs i programmet och att relevanta planer följs
  • Att utse en programchef i samråd med och efter godkännande av Mistra
  • Att fastställa en verksamhetsinstruktion för programchefen
  • Att utse och definiera uppgifter för ledningsgrupp och referensgrupper i de fall styrelsen inrättar sådana
  • Att verka för ett aktivt engagemang från de avsedda användarna av forskningsresultaten och verka för att information om programmet och forskningens resultat effektivt delges dessa
  • Att verka för att forskningsresultaten kommer till användning hos de avsedda användarna
  • Att avge slutrapport till Mistra (se avsnitt om avslutning av program nedan)

Programstyrelsen ska sammanträda minst två gånger per år. Det är vanligt med fyra till fem sammanträden varje år. Programstyrelsens ordförande är sammankallande. Även en majoritet av ledamöterna, programchefen, Mistra eller programvärden har rätt att sammankalla till möten vid behov. Vid sammanträdena upprättas protokoll som ska skickas till både Mistra och programvärden.

Programstyrelsen beslutar i samråd med programvärden om sin arvodering. Vid beslutet ska hänsyn tas till Mistras policy för arvodering. Programstyrelsens ledamöters arvoden är inte att se som full kostnadstäckning för arbetsinsatsen, utan som ett erkännande för de insatser som görs för att Mistra-programmet ska fungera och bli framgångsrikt. Mistra är medveten om det frivilliga och sponsrade arbete som läggs ner i programstyrelserna.

Programchefen


Programchefen leder det operativa arbetet i programmet - över gränserna mellan forskning och praktik och över olika vetenskapliga disciplingränser. Programchefen är en nyckelperson i programmets ansträngningar att nå sitt mål. Att vara programchef för ett Mistra-program är i regel ett heltidsarbete.

Att leda ett Mistra-program innebär att driva och föra forskningen mot programmets gemensamma mål. Programchefen har den viktiga uppgiften att entusiasmera, skapa sammanhållning, hantera konflikter och driva framåt i programmets arbete. Arbetet som programchef är både stimulerande och tufft. Många tar tillvara på möjligheterna till erfarenhetsutbyte med programchefer i andra Mistra-program.

Programchefen utses och entledigas av programstyrelsen på uppdrag av Programvärden. Beslut om programchef sker alltid i samråd med av Mistra. Programchefen ska ha en fristående ställning till programmet om inte Mistra särskilt har medgivit annat. Erfarenheten har visat att det kan orsaka problem när programmet behöver göra prioriteringar om programchefen har egna projekt inom programmet.

Programchefen har ansvar för den dagliga ledningen av programmet. Programchefen är föredragande vid programstyrelsens sammanträden och verkställer programstyrelsens beslut. Programchefen ansvarar för att skapa och upprätthålla god samverkan inom programmet.

Hon eller han ska även svara för uppföljning av projekten och se till att programmets resultat ställs samman. Programchefen är ansvarig för att eventuell konfidentiell information i programmet skyddas. Sådan information ska endast spridas till personer som behöver den och som har lämnat sekretessförbindelse. Programchefen ansvarar även för att medel rekvireras och redovisas enligt avtal.

Programchefen har det operativa ansvaret för att programmet hela tiden för en aktiv dialog med de avsedda användarna av forskningsresultaten. Här behöver programmets arbete organiseras på ett sätt som möjliggör och stimulerar dialogen mellan användarna och de verksamma inom Mistra-programmet. Programchefen har även det operativa ansvaret för att resultaten når fram till användarna. Programchefens uppgifter bestäms närmare av programstyrelsen. Programstyrelsen utgör ett stöd för programchefen i arbetet i programmet.

Eventuell ledningsgrupp


Programchefen kan knyta en ledningsgrupp till sig. Beslut om att inrätta en ledningsgrupp och sammansättningen av denna fattas av programstyrelsen. Mistra rekommenderar att ledningsgruppen har ett begränsat antal personer, inklusive programchefen. Det är vanligt att projektledarna ingår i ledningsgruppen, men det är inte nödvändigt. Andra personer kan även komma ifråga för ledningsgruppen. Olika perspektiv inom programmets verksamhet bör vara företrädda i ledningsgruppen, exempelvis tekniska, naturvetenskapliga och samhällsvetenskapliga perspektiv eller olika branschperspektiv.

Programgemensamma funktioner


Alla Mistra-program ska ha vissa programgemensamma funktioner i form av kommunikatör, administratör och mötesfora. Programstyrelsen fattar beslut om att avsätta tillräckliga medel i programbudgeten för dessa funktioner och om hur de ska organiseras.

Kommunikatören har en central roll i programmet. Ofta krävs en professionell kommunikatör för uppgifterna. Ibland har programchefen även rollen som kommunikatör. Uppgifternas inriktning avgör kompetensbehovet hos personen. Vissa program behöver en brett riktad kommunikation, medan andra program kan arbeta mer fokuserat mot en avgränsad målgrupp. Inriktningen bestäms av programmets mål. Mistra arrangerar årliga möten för alla kommunikatörer i Mistra-programmen för att stimulera erfarenhetsutbyte.

Det måste avsättas tillräckligt med tid för administrationen inom programmet för att programmets organisation och ledning ska fungera. Om programmet omfattar mycket administration eller om programchefen har begränsat med tid för dessa uppgifter, bör programmet anlita en särskild administratör eller koordinator. Programmet behöver även gemensamma mötesfora för möten inom programmet och för dialog med de avsedda användarna. Programchefen är ansvarig för att organisera fungerande former för detta. Om programmet har en särskild kommunikatör, samarbetar programchefen och kommunikatören ofta kring detta. Det är viktigt att dessa mötesfora är väl integrerade i programmets verksamhet.

Projekt med projektledare


Programmets verksamhet genomförs i olika projekt med projektledare. Det är viktigt att alla verksamma inom ett projekt har god kännedom om projektets relation till programmet i sin helhet. Alla projekt måste tillsammans sträva mot programmets gemensamma mål. Projektledarna behöver tillsammans med programchefen aktivt skapa integration och gemenskap i programmet som helhet.

Om doktorander ingår i programmet är det viktigt att både doktoranderna och deras handledare är väl bekanta med Mistra-programmets mål. De inomdisciplinära kraven på avhandlingsarbetet måste kunna förenas med programmets krav på forskningen. För att tydliggöra kraven för doktoranden krävs en dialog mellan programchefen, projektledaren och doktorandens handledare.

Mistra och programmen


Mistra träffar regelbundet programmens ledningar. Mistra arrangerar årligen ett programledningsmöte för alla programstyrelser och programchefer. Dessutom ordnas ett årligt programchefsmöte. Ibland ordnar Mistra workshops om särskilda teman för programmen. Mistras mål är att stimulera erfarenhetsutbyte mellan programmen.

På Mistras kansli har varje program en kontaktperson, en så kallad programansvarig. Den programansvariga är adjungerad i programstyrelsen, vilket betyder att han eller hon har närvarande- och yttranderätt men inte rösträtt. Avsikten med den programansvarigas närvaro är att stödja programstyrelsen i dess arbete och att skapa ett aktivt erfarenhetsutbyte mellan programstyrelsen och Mistra.

De programansvariga har dessutom en vardaglig dialog med programstyrelsen och programchefen om frågor som uppstår i programmet. Även här är avsikten med dialogen att skapa ett aktivt erfarenhetsutbyte mellan Mistra och programmet. Avsikten är också att informera programmet om olika riktlinjer och rutiner för Mistraprogram. Dessutom behöver Mistras kansli hålla sig uppdaterat om verksamheten i Mistra-programmen och hjälper gärna till att sprida kännedom om programmen och deras verksamhet i olika sammanhang.

Det är alltid programstyrelsen och programchefen som svarar för ledningen av programmet. Mistra ingriper enbart i pågående program i nedanstående situationer. I dessa situationer företräds Mistra av Mistras VD, den programansvariga eller annan person på Mistra. Mer information om respektive moment finner ni under respektive tema i den här guiden.

  • Frågor rörande programavtalet mellan Mistra och programvärd och dess upprätthållande
  • Tillsammans med programvärden: förordnande och entledigande av programstyrelse
  • Tillsammans med programvärden och programstyrelsen: förordnande och entledigande av programchef
  • Årligt godkännande av programplanen (programplanen revideras årligen, se avsnitt om programplanen nedan)
  • Löpande granskning av programmets ekonomiska redovisning och utbetalning av rekvirerade medel

Mistra organiserar utvärderingen av programmet inför en eventuell ytterligare fas och för även en aktiv dialog med programmet inför programavslutningen. Mer om detta läser ni under respektive tema nedan.

Frågor och svar


Formellt sett har programvärden en viktig roll i ett Mistra-program. Vi i vårt program ser trots det inte så mycket av vår programvärd. Varför är det så?
Enligt programavtalet med Mistra ger programvärden programstyrelsen mandatet att styra programmet. Olika programvärdar tolkar därefter sin roll som programvärd olika. Vissa programvärdar följer programmen med ett aktivt intresse, medan andra väljer en mer passiv roll. Båda rollerna är förenliga med programavtalet och kan ställa olika krav på administrationen av programmet.

Varför är aldrig Mistra själv värd för programmen?
Mistra är en renodlad forskningsinvesterare med en mycket liten egen organisation. Mistra är inte en forskningsgenomförande organisation med arbetsgivaransvar för medarbetarna i Mistra-programmen.

Varför ska en organisation bli värd för ett Mistra-program?
Genom programvärdskapet skaffar sig programvärden erfarenheter av att hantera komplexa och gränsöverskridande program. Denna erfarenhet är värdefull i andra sammanhang, inte minst för möjligheterna att leda EU-program. Det skapar även nya kontaktytor och uppmärksamhet.
 
Varför företräds de tänkta användarna i en programstyrelse? Räcker det inte om användarna finns med i en rådgivande referensgrupp?
Syftet med programstyrelsens sammansättning med tänkta användare av forskningsresultaten är att säkerställa ett aktivt användarperspektiv under hela programmets liv. Mistras erfarenhet är att det sker bäst om företrädare för användarna faktiskt får vara med och fatta beslut om programmets verksamhet och föra in problemställningar i programmet genom en aktiv dialog.
 
Vad innebär det att vara programchef?
Programchefen är en nyckelperson i programmet. Att leda ett Mistra-program innebär att leda forskningen mot programmets gemensamma mål. Programchefen har den viktiga uppgiften att entusiasmera, skapa sammanhållning, hantera konflikter och driva programmets arbete framåt. Arbetet som programchef är både stimulerande och tufft. Programchefen får erfarenheter av att leda en stor och komplex organisation i en gränsöverskridande miljö. Det är nästan alltid ett heltidsarbete.

Behöver programchefen vara en forskare?
Nej. Mistra-programmens chefer kan komma från såväl forskning som från näringsliv, myndigheter och andra organisationer.

Kan en programstyrelse avsätta sin programchef?
Ja, i samråd med programvärden och Mistra. Programstyrelsen kontaktar Mistra för diskussion om frågan blir aktuell.

Mistra är på olika sätt närvarande och engagerat i vårt program även efter att det har startat. Så har inte andra finansiärer gjort. Varför engagerar sig Mistra så mycket i sina program?
Mistra följer programmen aktivt under hela vägen och stödjer programmens styrelser för att säkerställa att programmets mål nås och därigenom bidrar till en hållbar utveckling. Dessutom vill Mistra stimulera erfarenhetsutbyte mellan Mistra och programmen.

Vilken person ska vi välja som kommunikatör i vårt program?
Profilen på personen bestäms av uppgifternas inriktning. Vissa program behöver en brett riktad kommunikation, medan andra program kan arbeta mer fokuserat mot en avgränsad målgrupp. Inriktningen bestäms av programmets mål. Kommunikationen kräver att tillräcklig tid avsätts och ofta krävs en professionell kommunikatör för uppgifterna.