Mistra-programmens organisation

Inom Mistras olika satsningar arbetar många människor tillsammans mot ett gemensamt mål. De måste därför klara av att ta hänsyn till och stödja både forskares och användares olika perspektiv. För det krävs en väl fungerande organisation. Här är några av de delar som måste finnas med.

Programvärden

Alla program och centrumbildningar som Mistra investerar i ska ha en programvärd. Det kan vara ett universitet, en högskola, ett forskningsinstitut, ett företag eller någon annan organisation. Mistra är aldrig själv värd för ett program, vår roll är att vara en renodlad forskningsinvesterare.

Programvärden har ansvar för:

  • Att programmet genomförs
  • Förvaltningen av anvisade medel
  • Ekonomisk och juridisk administration, i samarbete med övriga parter i programmet.

Efter det att Mistras styrelse beslutat att Mistra ska investera i ett program eller centrumbildning upprättas ett programavtal mellan Mistra och programvärden. I avtalet regleras förhållandet mellan Mistra och programvärden och villkoren för satsningens ekonomi och genomförande.

Programstyrelsen

Programvärden utser en programstyrelse. Detta ska ske i samråd med och efter godkännande av Mistra. Programstyrelsen ska sedan på uppdrag av programvärden ansvara för programmets övergripande inriktning, kvalitet och ekonomi. Programstyrelsen ska vara ett stöd för programchefen i arbetet.

En styrelse för ett Mistra-program har normalt fem till sju ledamöter varav en majoritet ska vara tänkta användare av forskningsresultaten. Ordföranden ska ha en fristående ställning i förhållande till programmet. Personer verksamma inom programmet eller centrumbildningen får inte ingå i programstyrelsen.

Programstyrelsens sammansättning ska säkerställa ett aktivt användarperspektiv under hela programperioden.

I programstyrelsen är Mistras programansvariga eller annan representant adjungerad. Mistras representant har närvarande- och yttranderätt, men inte rösträtt.

Programstyrelsen ska:

  • Fastställa planer och budget för programmet utifrån målsättning.
  • Besluta om, styra och följa upp den forskning som utförs inom programmet.
  • Besluta om hur programmets strategiska reserv används.
  • Följa upp programmets ekonomiska utfall mot budget.
  • Verka för ett aktivt engagemang från näringslivet och andra användare och se till att information om programmet och forskningsresultaten kommuniceras effektivt.
  • Svara för att forskningsresultaten nyttiggörs.
  • Fastställa verksamhetsinstruktioner för programchefen.
  • Utse och definiera uppgifter för eventuella referensgrupper.
  • I samarbete med programvärden lämna förslag till årligen uppdaterad programplan.
  • Lämna årliga verksamhetsrapporter (årsrapporter).
  • Lämna en slutrapport.

Programstyrelsen sammanträder normalt fyra till fem gånger per år, minimikravet är tre gånger. Programstyrelsens ordförande är sammankallande. Vid behov kan en majoritet av ledamöterna, programchefen, Mistra eller programvärden sammankalla till möten.

Vid alla sammanträdena ska protokoll upprättas. Protokollen förvaras av programvärden. Kopia ska skickas till Mistra.

Riktlinjer för arvoden programstyrelser 2018

Programchefen

Programchefen leder det operativa arbetet inom en Mistra-satsning. Det är programstyrelsens uppgift att utse, i samråd med Mistra, en programchef.

Den personen får därmed ansvar för den dagliga ledningen av programmet. Han eller hon är även föredragande vid programstyrelsens sammanträden och verkställer programstyrelsens beslut. Programchefen ansvarar även för att skapa och upprätthålla god samverkan inom programmet.

Programchefen har det operativa ansvaret för att det hela tiden förs en aktiv dialog med de användare som är tänkta att få nytta av programmets forskningsresultat. Därför måste arbetet organiseras på ett sätt som möjliggör och stimulerar dialogen mellan användarna och de verksamma inom Mistra-programmet. En annan viktig uppgift för en programchef är att se till att de resultat som uppnås inom satsningen kommer till användning.

Vilka uppgifter en programchef ska ha mer i detalj bestäms av programstyrelsen.

Ledningsgrupp

Programchefen kan knyta en programledningsgrupp till sig. Om en sådan skapas bör alla olika perspektiv inom finnas företrädda. Det kan gälla dels tekniska, naturvetenskapliga och samhällsvetenskapliga perspektiv och dels olika samhälls- och branschperspektiv.

Det är vanligt att projektledare inom satsningen ingår i ledningsgruppen, men det är inte nödvändigt. Andra personer som kan komma ifråga är exempelvis kommunikationsansvarig och ekonomiansvarig.

Programgemensamma funktioner

Alla Mistra-program har vissa gemensamma funktioner för sin administration, kommunikation och kontakter med användare. Programstyrelsen ska avsätta tillräckliga medel i budgeten för dessa funktioner men även besluta om hur de ska organiseras.

Det måste även avsättas tillräckligt med tid för administrationen inom programmet för att organisation och ledning ska fungera. Om programmets upplägg kräver mycket administration eller om programchefen har begränsat med tid för dessa uppgifter, bör programmet anlita en särskild administratör eller koordinator.

Kommunikatören har en central roll i programmet. Uppgifternas inriktning avgör kompetensbehovet hos den person som har ansvaret. Vissa program behöver en brett riktad kommunikation, medan andra program kan arbeta mer fokuserat mot en avgränsad målgrupp kan ha ett smalare. Inriktningen bestäms av programmets mål.

Projekt med projektledare

I många program genomförs en stor del av verksamheten i projektform. Var och ett dessa bör ha en egen projektledare. Det är viktigt att alla som är verksamma inom ett projekt har god kännedom om projektets relation till satsningen i sin helhet.

Mistra och programmen

Alla program har en kontaktperson på Mistras kansli. Den personen, som  kallas programansvarig, är adjungerad i programstyrelsen. Det betyder att han eller hon har närvarande- och yttranderätt, men inte rösträtt. Den programansvarige uppgift är att stödja programstyrelsen i dess arbete och främja ett aktivt erfarenhetsutbyte mellan programstyrelsen och Mistra.

Det är alltid programstyrelsen och programchefen som svarar för ledningen av programmet. Mistra ingriper enbart i pågående program i vissa speciella situationer.

Exempel på situationer där Mistra kan ingripa:

  • Frågor rörande programavtalet mellan Mistra och programvärd och dess upprätthållande.
  • Tillsammans med programvärden: förordnande och entledigande av programstyrelse.
  • Tillsammans med programvärden och programstyrelsen:  förordnande och entledigande av programchef.
  • Årligt godkännande av programplanen inklusive kommunikationsplan (programplanen revideras årligen, se avsnitt    om programplanen nedan).
  • Löpande granskning av programmets ekonomiska redovisning och utbetalning av rekvirerade medel.
  • Vid brister i den ekonomiska redovisningen.

Vanliga frågor

Programvärden ska ha en viktig roll i ett Mistra-program. Vi i vårt program ser trots det inte så mycket av vår programvärd. Varför är det så?

Enligt programavtalet med Mistra är det programstyrelsen som ger ett mandat till programvärden att styra programmet. Olika program kan därför göra olika tolkningar av vilken roll en programvärd ska ha. Vissa följer programmen med ett aktivt intresse, medan andra väljer en mer passiv roll. Båda rollerna är förenliga med programavtalet men beroende på vilken väg ett program väljer kan det ställa olika krav på administrationen av programmet.

Varför är aldrig Mistra själv värd för programmen?

Mistra är en renodlad forskningsinvesterare och tar därför inte på sig rollen som forskningsgenomförande organisation med arbetsgivaransvar.

Varför ska ett lärosäte eller någon likvärdig organisation vara värd för Mistras program?

Genom att ett lärosäte eller någon annan likvärdig organisation är värd får programmet en ram som har visat sig fungera väl. De är organisationer som har stor vana vid att hantera större forskningsprogram. Omvänt får lärosätena ytterligare erfarenheter av att hantera komplexa och gränsöverskridande program, en erfarenhet som har visat sig vara värdefull i flera andra sammanhang. Inte minst för möjligheterna att senare leda EU-program. Det skapar även nya kontaktytor och uppmärksamhet.

Varför ska de tänkta användarna finnas med i programstyrelsen? Räcker det inte om de finns med i en rådgivande referensgrupp?

Syftet är att säkerställa ett aktivt användarperspektiv under hela programmets liv. Mistras erfarenhet är att det lyckas bäst om användarna är med och fattar beslut om programmets verksamhet. Genom en aktiv dialog mellan olika parter kommer fler perspektiv in i programmet.

Måste programchefen vara en forskare?

Nej, en chef för ett Mistra-program kan komma från såväl forskning som från näringsliv, myndigheter och andra organisationer.

Mistra har på olika sätt varit närvarande och engagerat i vårt program ända sedan vi startade. Varför?

Mistra är en forskningsfinansiär som aktivt följer sina satsningar. Både för att kunna stödja programstyrelserna men även för att säkerställa att uppsatta mål nås. Dessutom vill Mistra stimulera erfarenhetsutbyte mellan Mistra och programmen för att kunna utveckla både pågående och framtida program.

Vi har flera doktorander verksamma inom programmet. Vad bör vi tänka på? 

Om doktorander ingår i programmet är det viktigt att både doktoranderna och deras handledare är väl bekanta med Mistra-programmets mål. Universitetets eller högskolans krav på avhandlingsarbetet måste kunna förenas med programmets krav på forskningen.