Ekonomi

Nedan finns Mistras ekonomiska riktlinjer. Syftet med avsnittet är att ge stöd för framtagande av budget i program- och projektansökningar till Mistra samt till den ekonomiska redovisning som inlämnas till Mistra en gång per år. Riktlinjerna utgör också ett ramverk för hur finansieringen får användas i ett beviljat program. Våra rutiner och villkor för utbetalning av forskningsanslag hittar du också här.

Budget

I ansökan ska ingå en budget för programmet totalt och dess ingående delprojekt. Budgeten ska visa den totala programbudgeten fördelad på fyra år; Mistras finansiering samt motfinansiering från deltagande parter. Budget för programmets ledning och kommunikation samt olika delprojekt ska specificeras, Mistras anslag fördelat på olika mottagare och på olika kostnadsslag ska framgå liksom vari motfinansieringen består. I utlysningarna finns en excelmall som stöd för upprättande av budget i ansökan.

Ett program som beviljas forskningsmedel ska årligen uppdatera budgeten med utfall eller prognosticerat utfall och reviderad budget för kommande år. Den uppdaterade budgeten ska ingå i den årliga uppdateringen av programplanen som senast den 1 december ska insändas till Mistra.

En godkänd budget utgör överenskommen betalningsplan för nästkommande år, se vidare nedan under Utbetalning av forskningsanslag.

Godkända kostnader

Direkta kostnader
Med direkta kostnader för programmet menas kostnader som uppkommer som en direkt följd av programmet. Direkta kostnader är faktisk bruttolön och lönebikostnader, resekostnader, material nödvändigt för programmets genomförande, avskrivningar på investeringar i projektet samt övriga kostnader som exempelvis särskilda licenser, hyra av särskild lokal, kostnader för kommunikation av forskningsresultat, seminarier och liknande. Sedvanligt förbruknings- och kontorsmaterial ingår inte i materialkostnad utan i indirekta kostnader.

Indirekta kostnader
Indirekta kostnader är kostnader som inte är programspecifika utan avser gemensamma resurser och funktioner. Indirekta kostnader och overheadkostnader är samma sak.

För utlysningar publicerade fr o m 2021-09-15 ersätter Mistra maximalt 35% påslag på lönekostnader för indirekta kostnader, inklusive lokalkostnader.

Indirekta kostnader är bland annat kostnader för
• förvaltning såsom universitetsledning, fakultetsledning, institutionsledning, bibliotek mm,
• administrativ personal som inte utgör direkt kostnad i programmet,
• befintlig utrustning som endast används i försumbar omfattning i det aktuella programmet,
• persondatorer och sedvanlig mjukvara,
• försäkringar och övriga riskkostnader,
• förbrukningsmaterial och kontorsmaterial,
• kontorslokaler och arbetsplatser både för personal som arbetar direkt och indirekt i programmet.

Kostnader för särskilda lokalbehov ska i förekommande fall godkännas av Mistra innan ansökan skickas in.

För pågående program, centra och projekt gäller avtalad modell för indirekta kostnader.

Mer detaljerad information om hur Mistras finansiering får användas hittas i våra utlysningar i dokumentet Godkända kostnader och godkänd motfinansiering. För senaste version, se senaste utlysning.

Godkänd motfinansiering

Motfinansiering är finansiering i programmet från andra än Mistra, t ex företag, branschorganisationer och myndigheter. Även motfinansiering från lärosäten och forskningsinstitut är möjlig. Motfinansiering kan bestå av naturainsatser (in-kind) och/eller kontanta medel. Exempel på godkänd motfinansiering är kostnad för eget arbete, resekostnader och materielkostnader. Mistras krav på motfinansiering grundar sig på erfarenheten att engagemanget och integrationen i programmet ökar när fler organisationer bidrar med resurser. Mer information om motfinansiering som gäller specifikt för respektive utlysning anges i utlysningstexten. I våra utlysningar finns också mer detaljerad information om godkänd motfinansiering i dokumentet Godkända kostnader och godkänd motfinansiering. För senaste version, se senaste utlysning.

Utbetalning av forskningsanslag

Program och centra kan rekvirera medel enligt överenskommen betalplan först efter det att den årliga programplanen har godkänts av Mistra. Programplanen ska inlämnas senast den 1 december varje år, om ingen annan överenskommelse har gjorts. Programvärden ska vidareförmedla de utbetalda medlen till programmets parter för att täcka deras redovisade kostnader för programmets genomförande.

Om flera parter deltar i programmet krävs oftast ett så kallat konsortialavtal mellan de olika parterna och programvärden. Innan programvärden kan göra den första rekvisitionen ska en kopia av det underskrivna konsortialavtalet insändas till Mistra.

Ekonomisk redovisning

Förutom den uppdaterade programplanen med uppdaterad budget ska programvärden varje år lämna in en detaljerad ekonomisk redovisning för föregående kalenderår. Den ekonomiska redovisningen ska vara godkänd av programstyrelsen och vara Mistra tillhanda senast den 31 mars. Redovisningen ska omfatta intäkter, kostnader och motfinansiering. Information ska lämnas om hur under året rekvirerade medel från Mistra har vidareförmedlats till övriga parter, och en bemanningslista bifogas som styrker beräkning av Mistras bidrag till indirekta kostnader. De redovisade kostnaderna fördelas på:

  • Bruttolön + lönebikostnader
  • Resekostnader
  • Materialkostnader
  • Avskrivningar på investeringar i projektet
  • Övriga direkta kostnader
  • Externa tjänster
  • Indirekta kostnader inklusive lokalkostnader

Programvärden ska utforma den ekonomiska redovisningen så att programmet och dess olika delar är tydligt avskiljbara från programvärdens övriga verksamheter och redovisningen ska vara reviderbar.

Revision

I programavtalet finns en paragraf att Mistra har rätt att utse en revisor för granskning av programvärdens åtaganden. Vid revision ska programvärden se till att erforderligt material ställs till Mistras och den av Mistra utsedda revisorns förfogande.

Fler frågor?
Mistras ekonomichef, Fredrik Gunnarsson, svarar gärna på frågor som rör budget och ekonomisk redovisning.

 

 

Malin Lindgren, webbredaktör Mistra.org